Im Unternehmensalltag ist der Umgang mit Informationen genauso wichtig wie der Zugriff darauf. Das Problem ist meist nicht, die richtigen Daten zu sammeln, sondern sie schnell wiederzufinden. Rationale Entscheidungen fallen schwer, wenn man nicht genau weiß, wo - oder wie - man nach Firmen-E-Mails, Aufgaben, aktuellen Verkäufen oder wichtigen Kundeninformationen suchen soll.
Und selbst wenn Sie ein System wie Sugester nutzen, in dem alle benötigten Daten an einem Ort liegen, reicht das allein noch nicht aus.
Erst der geschickte Einsatz der verfügbaren Funktionen bringt Ihnen einen echten Effizienzgewinn bei der Arbeit.
Eine der nützlichsten Funktionen, mit der Sie viel Zeit sparen, ist die erweiterte Suche in Sugester. Mit wenigen Klicks gelangen Sie damit genau zu den Informationen, die Sie brauchen.
Sehen wir uns die Suchmöglichkeiten in Sugester an. Es gibt mehrere davon - im Folgenden finden Sie zu jeder eine Beschreibung und einige praktische Tipps.
Beginnen wir mit den Möglichkeiten, Ihre E-Mails und Aufgaben zu durchsuchen. Das Panel der erweiterten Suche sieht so aus:
Über die einfache Suche nach einem Stichwort hinaus können Sie die Suche mit einer Reihe weiterer Parameter eingrenzen oder erweitern, um die benötigten Informationen leicht zu finden. Die verfügbaren Filter lassen sich beliebig kombinieren, wodurch Ihre Suche noch präziser wird.
Hier einige konkrete Beispiele:
Wenn Ihre Berechtigungen in Sugester nicht eingeschränkt sind, können Sie problemlos die E-Mails anderer Benutzer einsehen - zum Beispiel, wenn eine Kollegin oder ein Kollege krank ist und Sie deren Vorgänge übernehmen müssen. Um deren E-Mails sich selbst zuzuweisen, gehen Sie einfach so vor:
Das System zeigt alle offenen E-Mails im Posteingang des ausgewählten Benutzers an.
Statt sich durch einen Stapel von E-Mails auf der Kundenkarte zu wühlen, können Sie im Posteingang gezielt nach genau der Nachricht suchen, die Sie brauchen. Den Zeitraum können Sie dabei auf einen bestimmten Monat oder sogar die letzten Tage eingrenzen. Gehen Sie einfach so vor:
Das sind nur zwei von vielen verfügbaren Möglichkeiten.
Sie können die erweiterte Suche im Posteingang auch nutzen, um eingehende Kundentickets zu überwachen, zum Beispiel im Support. Die Ticketverfolgung auf diesem Weg ersetzt das Durcharbeiten komplexer Berichte.
Mit der erweiterten Suche können Sie unter anderem prüfen:
Dasselbe funktioniert auch für Aufgaben - wählen Sie dazu im Feld Typ einfach Aufgabe aus.
Wenn Sie eine unternehmensinterne Wissensdatenbank nutzen, können Sie jeden Eintrag daraus im Posteingang genauso suchen wie E-Mails und Aufgaben. Denken Sie in den Suchkriterien lediglich daran, im Feld Typ die Option "Hilfe" auszuwählen - denn genau das ist ein Wissensdatenbank-Eintrag. Alle übrigen Suchregeln bleiben gleich.
Lesen Sie auch: Wissensdatenbank im Unternehmen - Notwendigkeit oder überflüssiges Detail
Ein weiterer Ort, an dem Sie detailliert nach bestimmten Daten suchen können, sind Ihre Kundendatenbank und die Liste der Deals.
In beiden Fällen funktioniert die Suche auf dieselbe Weise, daher konzentrieren wir uns in diesem Artikel nur auf die Kundensuche.
Sugester bietet zwei Wege, die Kundendatenbank zu durchsuchen: mit Suchfiltern und mit Bedingungen.
Die Filter finden Sie auf der Kundenliste auf der linken Seite. Wie bei der erweiterten Suche im Posteingang können Sie auch hier die Filter beliebig kombinieren und verschiedene Felder ausfüllen, um die Suchergebnisse einzugrenzen oder zu erweitern.
So finden Sie zum Beispiel alle Kunden, die eine Dienstleistung bei Ihnen gekauft haben, an die Sie kürzlich ein Mailing gesendet haben und die zur Abteilung "Vertrieb" gehören.
Beachten Sie, dass bei dieser Suche nur das Feld Tag die Auswahl von mehr als einem Element erlaubt.
Der zweite Weg, die Kundendatenbank zu durchsuchen, besteht darin, mehrere Bedingungen festzulegen, die die gesuchten Datensätze erfüllen müssen. Diese Suche finden Sie auf der Kundenliste unterhalb der Schaltfläche Suchen.
Nehmen wir folgendes Beispiel:
Nach einem Klick auf Suchen sehen Sie nur Kunden aus Bayern, für die eine andere Person als Max Mustermann verantwortlich ist und deren Name "GmbH" enthält. Sie können beliebig viele Bedingungen hinzufügen. Außerdem können Sie festlegen, wie streng die Bedingungen erfüllt sein müssen - es stehen bis zu 55 Varianten der Übereinstimmungsgenauigkeit zur Verfügung (um sie zu sehen, klappen Sie im Feld "enthält" die Option -mehr- auf).
Sie können hier auch Kunden anhand von Daten aus benutzerdefinierten Feldern suchen. Wenn Sie zum Beispiel die Branche Ihres Kunden in einem benutzerdefinierten Feld erfassen, findet die Bedingung
Branche = Marketing
alle Ihre Kunden aus dieser Branche.
Mit derselben Präzision können Sie auch die Liste der Deals durchsuchen. Genau wie bei den Kunden können Sie wählen, ob Sie die verfügbaren Suchfilter nutzen oder eigene Bedingungen eingeben.
Mit der erweiterten Suche in den Deals finden Sie zum Beispiel:
Wenn Sie konkretere Beispiele für die Suche in Deals benötigen, lesen Sie den Artikel Deals in Sugester - unser Weg, Ihren Vertriebsprozess zu managen. Dort finden Sie konkrete Beispiele mit spezifischen Suchbedingungen.
Die erweiterte Suche in Sugester ist ein unschätzbares Werkzeug, um genau die Informationen zu finden, die Sie brauchen - bis ins kleinste Detail. Formulieren Sie einfach die passenden Bedingungen; Sie können die Filter auch mit zusätzlichen Suchbedingungen kombinieren.
Denken Sie außerdem daran, dass Sie bei der erweiterten Kundensuche aus den Suchergebnissen direkt eine Empfängerliste für Mailings erstellen können.
Wenn Sie sich für den Mailing-Versand aus Sugester interessieren, erfahren Sie mehr dazu in unserer Wissensdatenbank.
Artikel aktualisiert. Erstveröffentlichung am 18. März 2016.
