Wächst die Zahl der E-Mails in Ihrem Posteingang in besorgniserregendem Tempo? Nutzen Sie diese Tipps, um das ersehnte Inbox Zero in wenigen einfachen Schritten zu erreichen.
Bei der Flut an Werbeaktionen, Newslettern, Benachrichtigungen und anderen E-Mails, die täglich im Posteingang landen, ist es schwer, nicht unter einem Berg von Nachrichten begraben zu werden - ganz zu schweigen von wichtigen Kunden-E-Mails, die in diesem Durcheinander verloren gehen können.
Wie räumen Sie Ihren E-Mail-Posteingang auf und erreichen den ersehnten Zustand Inbox Zero, ohne den ganzen Tag dafür zu opfern?
Lernen Sie unsere bewährten Methoden kennen, mit denen Sie Ihren Posteingang in wenigen einfachen Schritten organisieren.
Sicher liegen in Ihrem Posteingang E-Mails, die entweder veraltet sind oder deren Zeit längst abgelaufen ist. Sie bleiben einfach dort, nehmen Platz weg und sorgen für Chaos.
In Sugester gibt es für solche E-Mails einen speziellen Ordner - „Vollständige Liste der verspäteten E-Mails“. Er enthält alle Nachrichten, die Sie nicht „rechtzeitig“ beantwortet haben. Was bedeutet das genau? In den Sugester-Einstellungen legen Sie fest, nach wie viel Zeit ab Eingang der E-Mail im Posteingang und ohne Interaktion eine Nachricht als verspätet gilt.
Sortieren Sie die Nachrichten im Ordner der verspäteten E-Mails nach Wichtigkeit, prüfen Sie, ob eine E-Mail dabei ist, die Sie noch bearbeiten sollten, und archivieren Sie den Rest. Das erledigen Sie mit einem Klick über die Massenaktion im Posteingang - nur ein Kontrollkästchen über der Liste. Fertig!
Bevor Sie den gesamten Spam löschen, prüfen Sie, ob wirklich alle E-Mails überflüssig sind. Sollte wie durch ein Wunder eine Kunden-E-Mail im Spam gelandet sein, nutzen Sie die Option „Das ist kein Spam“, um die markierte E-Mail in den Posteingang zu verschieben, und löschen Sie den Rest sofort.
Wenn es ziemlich viele sind, öffnen Sie die erweiterte Suche im Posteingang und ändern Sie die Anzeigeoption auf der Seite. Wählen Sie einfach 100 im Feld „Anzahl der Vorgänge pro Seite“ (standardmäßig werden 25 Einträge angezeigt).
Egal wie viele Newsletter Sie täglich erhalten - es lohnt sich, ein für alle Mal damit aufzuräumen. In Sugester hilft Ihnen dabei die Suche im Posteingang. Geben Sie einfach „News“ oder „Newsletter“ ein und das System zeigt alle entsprechenden E-Mails an.
Nehmen Sie sich anschließend einen Moment Zeit, um jeden einzelnen Newsletter abzubestellen. Das mag mühsam sein, aber das Abbestellen von Newslettern reduziert die Zahl der täglich eingehenden E-Mails drastisch.
Und was ist mit Newslettern, die Sie aktiv und bewusst abonnieren? Legen Sie dafür in Sugester einen separaten Ordner an und richten Sie einen Filter ein, der alle solchen E-Mails abfängt und an die richtige Stelle weiterleitet. Den Ordner können Sie zum Beispiel einmal pro Woche durchsehen und über das weitere Schicksal dieser Nachrichten entscheiden.
Manchmal wissen wir bei dem Berg an E-Mails, der unseren Posteingang verstopft, gar nicht mehr, was aktuell ist und was nicht. Deshalb lassen wir E-Mails, besonders von Kunden, oft einfach „hängen“ - nur für den Fall. Die E-Mail-Status in Sugester helfen Ihnen, dieses Problem zu lösen. Öffnen Sie die erweiterte Suche im Posteingang und wählen Sie im Feld „Status“ zum Beispiel „Gelöst“. Prüfen Sie, ob E-Mails mit diesem Status noch auf der Liste im Posteingang stehen. Wenn ja, archivieren Sie sie sofort. Gehen Sie die übrigen Status auf die gleiche Weise durch. So schließen Sie gelöste, veraltete oder irrelevante Vorgänge schnell aus.
Wenn Sie separate Ordner für Benachrichtigungen über Einkäufe, z. B. von Verkaufsplattformen, oder für Zahlungsbestätigungen haben, wissen Sie, wie schnell sich solche Ordner füllen. Diese Nachrichten sind es wert, aufbewahrt zu werden, aber sie müssen den Ordner nicht endlos verstopfen. Mit Sugester können Sie das Archivieren solcher Nachrichten automatisieren. Legen Sie einfach fest, ob solche E-Mails sofort gelöscht, geschlossen oder mit einem neuen Status versehen werden sollen. Möglich macht das die Funktion „Aktion auf Ordnern nach festgelegter Zeit ausführen“. Diese Funktion hilft nicht nur, den Posteingang im Griff zu behalten, sondern wirkt sich auch positiv auf die Performance aus.
Liegen in Ihrem Posteingang noch E-Mails vom letzten Jahr? Bewahren Sie sie nicht endlos im Posteingang auf. Öffnen Sie die erweiterte Suche im Posteingang und erstellen Sie einen Filter „Hinzugefügt im Zeitraum von-bis“, z. B. 01.01.2021-31.12.2021. Archivieren Sie anschließend alle gefundenen E-Mails.
Prüfen Sie ungelesene Nachrichten. In Sugester öffnen Sie dazu einfach den Ordner „Ungelesen“ im Posteingang. Gehen Sie die Liste der Nachrichten durch. Wenn Sie diese E-Mails in den letzten zwei Wochen nicht gelesen haben, werden Sie es wahrscheinlich nie tun - Sie können sie also bedenkenlos archivieren. Bei Bedarf lassen sie sich jederzeit aus dem Archiv wiederherstellen. Sie können auch die erweiterte Suche im Posteingang nutzen und Filter setzen: ungelesen, älter als 30 Tage.
Wenn Sie regelmäßig E-Mails von einem Absender erhalten, die für Sie völlig überflüssig oder unwichtig sind - erstellen Sie einen Filter dafür. Handelt es sich um Spam, legen Sie einfach einen eigenen Anti-Spam-Filter an. In Sugester ist das dank der Option „Spam“ in den Filtern möglich. Tragen Sie einfach den Absender oder die Absender in den Filter ein - fertig. Alle E-Mails landen automatisch im Spam-Ordner und verstopfen nicht mehr Ihren Posteingang. Sie können für solche Nachrichten auch einen separaten Ordner anlegen. Richten Sie sich dann eine Erinnerung ein, um diesen Ordner zum Beispiel einmal pro Woche zu prüfen und aufzuräumen.
