Haben Sie sich schon einmal gefragt, ob die Daten in Ihrem Unternehmen sicher sind? Wer ein Unternehmen führt, arbeitet täglich mit einer großen Menge an Informationen - E-Mail-Adressen, Kontakte, Namen, Transaktionsdaten. Wie effizient und wirksam Sie Ihre Unternehmensdaten schützen, beeinflusst nicht nur Ihre Kundenbeziehungen, sondern auch die Zukunft Ihres Geschäfts.
Immer mehr Unternehmen verlagern ihre Prozesse ins Internet. Und immer häufiger hören wir von Phishing, Hackerangriffen und Datenlecks. Um sich vor Datenverlust zu schützen, investieren immer mehr Unternehmen in CRM-Systeme - Werkzeuge, die Kundendaten nicht nur sammeln und analysieren, sondern auch schützen.
Im heutigen Artikel stellen wir die besten Praktiken für die Datensicherheit in CRM-Systemen vor. Lernen Sie die wirksamsten Strategien kennen, deren Einführung sich lohnt.
Die Zugriffskontrolle ist eine der grundlegenden Maßnahmen, um Ihre Daten in einem CRM-System zu schützen. Je nach Rolle, die ein Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen ausfüllt, sollten Sie ihm Zugriff auf die Daten geben, die seiner Position entsprechen, damit er seine Aufgaben effektiv erledigen kann.
Wenn Sie die passende Rolle für einen Mitarbeiter anlegen, entscheiden Sie, welche Informationen er im System sehen kann.
In Sugester können Sie Benutzern Berechtigungen abhängig von ihrem Verantwortungsbereich und ihrer Position im Unternehmen zuweisen. Ein Vertriebsmitarbeiter sollte Zugriff auf andere Daten haben als die Buchhaltung. Mit der erweiterten Funktion Rollen definieren Sie präzise nicht nur den Zugriff auf ausgewählte Module, sondern sogar auf einzelne Optionen innerhalb eines Moduls. Sie können zum Beispiel festlegen, dass jeder Vertriebsmitarbeiter in Ihrem Unternehmen nur auf seine eigenen Kunden zugreifen und sie bearbeiten kann, sie aber weder löschen noch Finanzdaten einsehen darf.
Das System prüft die Berechtigungen auch beim Versuch, Daten zu exportieren. Wenn eine Person ohne die entsprechenden Berechtigungen dies versucht, ist der Export nicht möglich.
Rollen sind so flexibel, dass Sie die Berechtigungsstufe Ihrer Mitarbeiter jederzeit ändern können, zum Beispiel wenn es strukturelle Veränderungen in Ihrem Team gibt.
Die zweistufige Anmeldung ist eine zusätzliche Sicherheitsebene für Ihr Konto. Sie wird vor allem im Online-Umfeld eingesetzt sowie beim Zugriff auf Konten, die wichtige Informationen oder personenbezogene Daten enthalten.
Die zweistufige Authentifizierung verlangt vom Benutzer, seine Identität jedes Mal zu bestätigen, indem er ein Passwort und einen zusätzlichen Code eingibt, der per SMS oder E-Mail verschickt wird.
Mit der zweistufigen Anmeldung an Ihrem CRM-System schützen Sie Ihre Daten vor Hackerangriffen und wahren die Privatsphäre. Selbst wenn Ihr Passwort gestohlen wird oder in falsche Hände gerät, bleibt der Zugriff auf das Konto durch den zweiten Authentifizierungsfaktor geschützt.
In Sugester haben wir für diese Sicherheitsstufe gesorgt - Sie können die zweistufige Anmeldung für jeden Ihrer Benutzer aktivieren.
Nach der Aktivierung dieser Funktion läuft die Anmeldung wie folgt ab:
* Geben Sie im Anmeldefenster Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein.
* Nach dem Klick auf Anmelden erscheint ein Fenster mit dem Hinweis, dass die zweistufige Verifizierung aktiv ist. An Ihre Adresse wird eine E-Mail mit einem Verifizierungscode gesendet - geben Sie diesen Code im Feld Verifizierungscode ein.
Die meisten CRM-Systeme schützen durch Backups vor Datenverlust. Nichts hindert Unternehmen, die CRM-Systeme nutzen, jedoch daran, zusätzlich eigene Sicherungskopien zu erstellen.
In Sugester werden alle im System gespeicherten Informationen täglich gesichert. Die Backups speichern wir auf Amazon-AWS-Servern innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Bei versehentlichem Löschen von Daten können wir auf Ihren Wunsch ein Backup der Datenbank Ihres Kontos wiederherstellen.
In unserem System können Sie außerdem selbst eine eigene Sicherungskopie von E-Mails, Aufgaben, Kunden, Deals und Beiträgen der Wissensdatenbank erstellen. Nutzen Sie dazu einfach die Datenexport-Funktion. E-Mails werden in EML-Dateien exportiert, Kunden, Aufgaben, Deals und Wissensdatenbank-Beiträge in XLS-Dateien.
So erstellen Sie ein eigenes Backup, auf das Sie jederzeit zurückgreifen können - etwa wenn einer Ihrer Mitarbeiter versehentlich mehrere wichtige Kunden löscht. Mit einem eigenen Backup importieren Sie die zuvor exportierte Datei einfach erneut und stellen die Kundenliste in dem Zustand vor dem Missgeschick wieder her. Damit importierte Daten nicht doppelt angelegt werden, nutzen Sie beim Hochladen einfach die Option der Duplikat-Strategie. Das System lädt dann nur die Datensätze neu, die noch nicht auf der Liste stehen. Das Problem gelöschter Kunden ist damit gelöst!
Die Verifizierung der E-Mail-Adresse eines Benutzers ist eine zusätzliche Sicherheitsebene, die hilft, die Identität des Benutzers zu bestätigen und vor Phishing-Angriffen zu schützen.
Verifizieren Sie deshalb bei der Nutzung unseres Systems zuerst Ihre eigene E-Mail-Adresse und bitten Sie Ihre Mitarbeiter, dasselbe zu tun.
Die Verifizierung hilft Ihnen außerdem, Ihr Passwort sicher und einfach wiederherzustellen, und ermöglicht - für einen umfassenderen Schutz - die Aktivierung der zweistufigen Anmeldung für jeden Benutzer.
Die Beschränkung des Kontozugriffs auf bestimmte IP-Adressen ist eine zusätzliche Schutzebene, die Sugester bietet. Diese Praxis erhöht die Sicherheit und schützt vor unbefugtem Zugriff auf Ihr Konto.
Die Beschränkung der Anmeldung auf bestimmte IP-Adressen verringert das Risiko von Hackerangriffen und Phishing.
Wenn Sie sicherstellen möchten, dass außer Ihnen niemand ohne Ihre ausdrückliche Erlaubnis außerhalb der Arbeitszeit auf die Daten im System zugreift, nutzen Sie die Funktion der Anmeldung nur von bestimmten IP-Adressen.
Als Kontoinhaber legen Sie so fest, von welchen IP-Adressen Ihre Mitarbeiter auf Sugester zugreifen können. Das kann die IP-Adresse des Büros oder die private IP-Adresse des Mitarbeiters sein. So verhindern Sie unbefugte Aktionen an Kundendaten außerhalb der Arbeitszeit oder unerlaubte Anmeldeversuche.
Ihre IP-Adresse finden Sie heraus, indem Sie in der Google-Suche "wie lautet meine IP" eingeben.
Eine gute Praxis für die Datensicherheit - unabhängig vom verwendeten System - ist es, das Passwort regelmäßig zu ändern. Das minimiert das Risiko eines unbefugten Zugriffs auf das Konto. Mit der Zeit werden alte Passwörter anfälliger für Hackerangriffe, daher sind regelmäßige Aktualisierungen genauso wichtig wie ein von Anfang an starkes Passwort.
In Sugester ändern Sie Ihr Passwort im Benutzerprofil.
Beim Ändern des Passworts fragt das System zuerst nach dem aktuellen Passwort und bittet Sie anschließend, ein neues festzulegen.
In Sugester haben Sie die Möglichkeit, Ihr Konto mit Ihrer eigenen Domain zu verbinden.
Was bedeutet das? Dass Benutzer beim Anmelden an Ihrem Konto in der Adressleiste statt der Beispieladresse ihre-firma.sugester.pl die Adresse crm.ihre-firma.de sehen.
In diesem Fall erfolgt die Kommunikation zwischen Benutzer und Website - abgesehen vom Anmeldeprozess - standardmäßig über das HTTP-Protokoll.
Was bedeutet das für Sie als Benutzer? Dass Ihre Kommunikation nicht verschlüsselt und damit weniger sicher ist. Deshalb ist es so wichtig, die verschlüsselte Variante des HTTP-Protokolls zu verwenden, also HTTPS. Bei der Verschlüsselung der Verbindung werden zuerst Schlüssel wie SSL ausgetauscht und anschließend wird die http://-Anfrage übertragen. Eine solche Verschlüsselung schützt vor dem Abfangen oder der Veränderung der übertragenen Daten und garantiert die Authentizität der Quellseite.
Wenn Sie sich also entscheiden, Sugester mit eigener Domain zu nutzen, bereiten Sie sich gut vor:
* Konfigurieren Sie die richtigen Einstellungen in Ihrem Sugester-Konto und bei Ihrer Domain (folgen Sie der Anleitung).
* Besorgen Sie sich ein Sicherheitszertifikat von einer vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle und senden Sie es uns zu.
* Warten Sie auf unsere Bestätigung, dass das Zertifikat hochgeladen wurde, Sugester unter Ihrer eigenen Domain läuft und die Kommunikation über HTTPS erfolgt.
Denken Sie daran, das Zertifikat stets aktuell zu halten.
Und was ist mit Benutzern, die die Option der eigenen Domain in Sugester nicht nutzen? Sie müssen nichts tun, denn jedes Konto unter *.sugester.pl verfügt standardmäßig über eine HTTPS-Verbindung - die übertragenen Daten sind also verschlüsselt.
Der Schutz von Kundendaten sollte für jedes Unternehmen ein zentraler Baustein beim Aufbau von Vertrauen und dauerhaften Beziehungen sein. CRM-Systeme mit Datenverschlüsselung, präziser Berechtigungsverwaltung, zweistufiger Anmeldung oder der Möglichkeit regelmäßiger Backups sind die wichtigsten Werkzeuge, um die sensibelsten Daten zu schützen, die uns Kunden anvertrauen.
Denken Sie jedoch daran, dass Datensicherheit nicht nur eine Frage der Technologie ist, sondern auch des Bewusstseins und Engagements jedes einzelnen Systembenutzers. Sichere Gewohnheiten, der bewusste Umgang mit Sicherheitsfunktionen und laufende Schulungen sind die Säulen, auf denen eine solide Datenschutzstruktur ruht.
